Excel – das Lieblingswerkzeug des Mittelstands
Fast jedes mittelständische Unternehmen kennt es: Wenn es darum geht, Prozesse, Bestände oder Lieferketten im Blick zu behalten, wird Excel geöffnet. Tabellen sind flexibel, überall verfügbar und vertraut. Viele Controller und Supply-Chain-Manager haben wahre Kunstwerke aus Formeln, Pivot-Tabellen und Makros gebaut.
Doch genau hier liegt das Problem: Excel ist wie ein Schweizer Taschenmesser – vielseitig, aber irgendwann stößt es an Grenzen. Spätestens wenn Lieferketten komplexer werden, Datenströme aus verschiedenen Abteilungen zusammenlaufen und regulatorische Anforderungen steigen, wird aus der Excel-Stärke ein Risiko.
Die Grenzen von Excel in der Wertschöpfungskette
Fehlende Echtzeit
Excel ist statisch. Eine Tabelle zeigt immer nur den Stand des letzten Updates. In einer Lieferkette, in der sich täglich Preise, Verfügbarkeiten und Transportwege ändern, bedeutet das: Entscheidungen basieren auf überholten Daten.
Hohe Fehleranfälligkeit
Eine falsche Formel, ein übersehener Copy-Paste-Fehler, eine fehlende Zeile – und ganze Auswertungen stimmen nicht mehr. Studien zeigen, dass rund 88 % aller Excel-Tabellen Fehler enthalten (Quelle: Panko, University of Hawaii). Im privaten Haushalt mag das ärgerlich sein, im Mittelstand kann es Millionen kosten.
Keine Skalierbarkeit
Was mit wenigen Zeilen und Spalten beginnt, wächst schnell in Dimensionen, die Excel überfordern. Lieferketten mit hunderten Zulieferern, regulatorische Datenpunkte oder CO₂-Bilanzen lassen sich nicht mehr zuverlässig abbilden.
Fehlende Integration
Excel ist ein Inselsystem. Es verbindet sich nicht automatisch mit ERP-Systemen, IoT-Sensoren oder externen Datenquellen. Daten müssen manuell eingetragen oder importiert werden – mit Zeitverlust und Risiko.
Praxisbeispiel – Wenn Excel zum Risiko wird
Ein mittelständischer Kunststoffverarbeiter nutzte Excel, um seine Lieferanten zu tracken. Jedes Quartal wurden neue Tabellen erstellt, mit Preislisten, Lieferzeiten und Verfügbarkeiten.
Das Problem: Niemand hatte den Überblick über die jeweils aktuelle Version. Als es im Frühjahr 2023 zu Engpässen kam, stellte sich heraus, dass falsche Daten im System standen – ein Lieferant war nicht mehr verfügbar, Alternativen wurden zu spät gesucht. Der Schaden: ein Produktionsausfall von zwei Wochen.
Die Geschäftsführung zog eine klare Bilanz: Excel war nicht das Werkzeug, um Transparenz zu schaffen. Ähnlich geht es aktuell auch vielen Unternehmen, die sich mit Nachhaltigkeitsregulatorik wie z.B. EUDR, CSRD oder CBAM auseinandersetzen. Gerade hier gerät Excel schnell an seine Grenzen und ist – wenn überhaupt – nur zu Beginn eines Projektes geeignet, um einen Überblick zu erhalten.
👉 Mehr dazu in unserem Beitrag: Digitalisierung & KI-Integration im ESG-Management – Wie der Mittelstand Nachhaltigkeit effizient steuern kann
Moderne Alternativen – von Dashboards bis KI
Dashboards als Nervenzentrum
Anstelle einzelner Tabellen setzen immer mehr Mittelständler auf Dashboards, die Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen. Sie bieten einen Echtzeitüberblick: Bestände, Lieferstatus, Risiken, Energieverbrauch – alles auf einen Blick.
KI als Prognosewerkzeug
Hier kommt Künstliche Intelligenz ins Spiel. Lösungen wie der osapiens HUB gehen über reine Visualisierung hinaus. Sie analysieren Datenströme, erkennen Muster und prognostizieren Risiken.
Ein Beispiel: Die KI kann frühzeitig erkennen, wenn ein Zulieferer regelmäßig verspätet liefert, und Alternativen vorschlagen. Oder sie berechnet, welche Auswirkungen steigende CO₂-Kosten auf Margen haben – ein Thema, das wir hier vertiefen: 👉 CO₂-Kosten – 5 Fragen für CFOs im Mittelstand.
Regulatorische Integration
Anders als Excel sind moderne Systeme darauf ausgelegt, regulatorische Anforderungen automatisch zu berücksichtigen – von der CSRD bis zur EUDR. Unternehmen sparen Zeit und vermeiden Bußgelder, weil sie Nachweise jederzeit abrufen können. Siehe dazu auch: 👉 EUDR – So sichern Sie Compliance im Mittelstand.
Kultureller Wandel – weg von Excel, hin zu Transparenz
Der Abschied von Excel ist nicht nur eine technische Entscheidung, sondern auch eine kulturelle. Viele Mitarbeiter vertrauen „ihren Tabellen“ mehr als neuen Systemen. Der Schlüssel liegt darin, Transparenz als Chance zu kommunizieren:
Weniger Fehler bedeutet weniger Stress.
Echtzeitdaten machen Entscheidungen leichter.
Automatisierte Berichte sparen Zeit.
Transparenz wird so von einer Pflichtaufgabe zu einem spürbaren Vorteil im Alltag. Wichtig ist es dabei aber, die Mitarbeitenden mit "auf die Reise" zu nehmen und ggf. mit Schulungen und Trainings diese Veränderung zu begleiten. Denn: Nur so kann aus unserer Erfahrung aus vielen Projekten und Inhouse-Trainings Change-Management auch gelingen. Siehe dazu auch: 👉 Trainings – Für Wandel mit starker Führung.
Fazit – Excel reicht nicht mehr
Excel hat seine Verdienste. Doch in einer Welt, in der Lieferketten komplexer, regulatorische Anforderungen strenger und Märkte volatiler werden, ist es nicht mehr ausreichend.
Der Mittelstand braucht Werkzeuge, die Transparenz schaffen, Risiken sichtbar machen und Effizienzpotenziale heben. Lösungen wie der osapiens HUB zeigen, wie Daten nicht nur gesammelt, sondern für Wachstum genutzt werden können.
Transparenz in der Wertschöpfungskette ist kein Luxus – sie ist der Unterschied zwischen Reagieren und Steuern.
Und wer jetzt noch tiefer einsteigen und loslegen möchte, findet hier noch weitere Infos: Transparenz in der Wertschöpfungskette: Von Excel-Tabellen zu KI-gestützten Dashboards
.👉 Wenn wir Sie dabei unterstützen können – sprechen Sie uns an, wir begleiten Sie praxisnah und pragmatisch.
FAQ – Häufige Fragen
Warum nutzen Mittelständler noch immer Excel für die Lieferkette?
Weil es vertraut, günstig und flexibel ist. Doch genau das wird zum Risiko, wenn Datenmengen wachsen.
Welche Risiken birgt Excel konkret?
Fehleranfälligkeit, fehlende Echtzeitdaten, fehlende Integration mit anderen Systemen und mangelnde Skalierbarkeit.
Welche Vorteile bieten moderne Tools?
Echtzeit-Transparenz, KI-gestützte Prognosen, automatische Integration regulatorischer Anforderungen und Dashboards für schnelles Entscheiden.
Wie gelingt der Umstieg?
Schrittweise: Daten erfassen, Silos aufbrechen, ein Pilot-Dashboard einführen, Mitarbeitende schulen und die Lösung sukzessive ausrollen.
